El trabajo invisible detrás de cada evento UM

Las áreas creativas y técnicas que dan forma a la experiencia UM antes de que el evento comience.

En la Universidad de Montemorelos, los eventos surgen con naturalidad... la plataforma lista, la música precisa, la transmisión funcionando, las fotos puntuales, la nota escrita. Pero toda esa fluidez aparente descansa sobre un proceso que comienza mucho antes de que aparezca el primer anuncio o empiece el evento.

Todo inicia meses atrás, cuando la agenda universitaria se aprueba entre abril y mayo para el ciclo escolar que arrancará en agosto. Ese documento marca el ritmo anual de la institución… Semanas de Oración, Aniversario, Festival de Misiones, Graduación, y todas las actividades académicas y espirituales que acompañan la vida del campus. A partir de esa agenda, cada área comienza a preparar su parte, afinando tiempos, estimando necesidades y alineando intenciones.

Una de las primeras áreas en activarse es Diseño, Comunicación y Artes Visuales. Su trabajo no consiste en crear espectáculo, sino ambientes coherentes con el propósito espiritual de cada programa. Muchas veces trabajan con tiempos reducidos, con presupuestos que obligan a improvisar o con materiales reciclados y prestados. Aun así, deben lograr que el escenario sea sobrio, funcional y armónico. A veces esto significa un diseño más sencillo; otras, incorporar elementos cuidadosamente adaptados al espacio y a quienes participarán en el programa.

“Muchos proyectos representan un reto personal. Aunque quisiera hacer cosas espectaculares, debo ajustarme a lo que el programa necesita. Cuando me dan carta libre, trabajo con más soltura; cuando hay limitaciones, el reto cambia. Lo importante es que el diseño respete el propósito del evento", comentó Gerson Cáceres, docente de Artes Visuales, con quien coincide su compañera en docencia Cyanhia Gómez, “crear un escenario que no sea espectáculo significa montar ambientes más orgánicos y sobrios. El mayor desafío suele ser el tiempo —y el presupuesto— porque muchas veces debemos reciclar o resolver sobre la marcha". 

También interviene la carpintería, que sostiene físicamente gran parte del trabajo de la plataforma. Montar y desmontar estructuras bajo presión de tiempo, adaptar niveles, asegurar bases para músicos y predicadores, y dejar todo listo con precisión milimétrica es parte de su desafío. Para ellos, aportar sus habilidades manuales no es solo una tarea técnica, sino un acto de servicio que integra su trabajo a la misión de la institución. Geisler Jiménez declara con orgullo:  “manejamos el trabajo con total responsabilidad, sabiendo que es parte esencial de la institución. Para nosotros, trabajar en la plataforma es ofrecer nuestro servicio para algo más grande: programas, dedicatorias y el deber cumplido de los estudiantes. Somos colaboradores en la obra de servir a Dios".

Conforme avanza la preparación, los músicos se preparan. El público verá sólo su presentación en el evento, sin embargo su proceso es extenso y profundo. Los ensayos no solo buscan afinación, buscan unidad. Esta se construye en experiencias compartidas —buenas, estresantes, intensas— y en elegir un repertorio que acompañe el mensaje del evento. No es el músico quien define el tono, sino el programa mismo quien determina qué música ayudará a la comunidad a vivir mejor esa experiencia.

Oscar Castillo, docente en Música dice que uno de sus mayores desafíos es lograr la unidad... “La unidad del grupo surge de las experiencias que vivimos juntos, las buenas, las estresantes y las alegres. Todo eso construye la cohesión musical.” Además agregó que "la música siempre acompaña el mensaje. No es que yo elija el tema para la música; el evento mismo me dice qué debe sonar para apoyar su propósito".

En paralelo, el área de transmisión entra en una fase decisiva. Cada evento requiere algo distinto, con mayor o menor personal involucrado, doble switcher, transmisión desde dron, traducción simultánea, gráficos, animaciones, karaoke, videos especiales o antesalas diarias. La mayor parte del trabajo consiste en anticipar necesidades, coordinar equipos amplios, preparar líneas de acción para posibles contingencias y lograr que quienes están fuera del campus vivan el evento con la misma claridad que quienes están dentro.

Ana María Tello, productora audiovisual, resalta la importancia de la preparación previa, “la comunicación previa es crucial, cada evento usa configuraciones distintas, desde otro switcher para gráficos y animaciones hasta sistemas especiales para dron o traducción. Nada funciona sin preparación.”

Con ella coincide Jorge Díaz, docente de comunicación y responsable de la producción audiovisual en la UM, “preparar un evento es unir a muchas personas y coordinar responsabilidades. Nuestro trabajo es mostrar hacia afuera lo que ocurre adentro, y eso implica anticipación, orden y estar listos para cualquier contingencia”.

Otro detalle importante es la fotografía, la cual se prepara a partir del propósito del evento. Cada programa exige un enfoque visual distinto, en Semana de Oración se busca intimidad, gestos de encuentro personal y luces suaves; en Graduación, claridad y energía de logro; en el Aniversario UM, pertenencia e interacción entre generaciones. La luz, el encuadre y los momentos clave no se improvisan. Se leen, se esperan, se interpretan. Jhoan Rueda, responsable de registrar en fotografías la vida universitaria, dijo que “las emociones, la luz y el encuadre hacen único cada evento”.

Finalmente, el área de periodismo recoge todo lo vivido para convertirlo en una historia. Ese proceso inicia con el reto de contactar a las personas adecuadas, coordinar entrevistas, esperar respuestas, ordenar audios, clasificar fotos y videos, y verificar detalles. Solo entonces llega el momento de escribir, encontrar el ángulo que refleje la identidad institucional y decidir cómo contar lo que realmente significó el evento para la comunidad UM.

Lisandra Vicente, reportera y quien cubre la mayoría de los eventos institucionales dijo que su mayor desafío es "lograr las respuestas de las personas. Después de esto, coordinar entrevistas y ordenar todo el material”. Laura Marrero, responsable de periodismo institucional, afirma que lo que le da valor a una noticia son las historias de las personas. "La meta es conectar con la comunidad y resaltar cómo cada evento aporta a nuestro proyecto educativo y espiritual". 

Al final, lo que la comunidad ve, dura algunas horas, lo que no ve, a veces toma meses. Y en ese trabajo silencioso —manual, creativo, técnico, musical, narrativo— se construye la experiencia completa. Lo visible es posible gracias a lo invisible.

Y en cada paso, en cada área y en cada persona, la UM sigue construyendo comunidad, misión e identidad, sumando para un mundo nuevo.